Panduan Menolak Undangan Menghadiri Meeting dalam Bahasa Inggris

Saat jadwal sudah terisi dengan kegiatan lain, kadang kala kamu harus menolak tawaran atau ajakan melakukan kegiatan lainnya. Hal ini juga berlaku dengan undangan meeting yang mungkin kamu dapatkan via e-mail. Jika pada saat itu kamu sudah memiliki jadwal lain yang tidak bisa diganggu gugat, tentu salah satu hal yang harus kamu lakukan adalah menolak undangan meeting tersebut. Akan tetapi, kamu tetap bisa melakukannya dengan baik dan sopan. Nah, artikel berikut ini akan memberikan panduan bagaimana menolak undangan meeting via email menggunakan bahasa Inggris, seperti berikut.

Meski kamu tidak bisa menghadiri undangan meeting yang sudah diberikan, bukan berarti kamu boleh mengabaikan begitu saja. Tentu akan lebih baik untuk memberi kabar kepada orang yang memberikan undangan bahwa kamu sudah memiliki jadwal kegiatan lain yang tidak bisa ditinggalkan. Jika undangan tersebut memang penting, lebih baik mintalah kepada orang yang memberikan undangan untuk mengganti undangan tersebut di hari lain. Hal ini penting untuk menunjukkan bahwa kamu bukannya sengaja tidak mau menghadiri meeting tersebut, akan tetapi memang tidak benar-benar tidak bisa.

Selain itu, hindari memberi balasan terlambat. Sebaiknya, segera balas pesan tersebut agar orang yang memberi undangan meeting via email tersebut bisa mengatur ulang jadwal meeting, jika memang bisa ditunda.

Salah satu yang terpenting dan jangan sampai terlupa saat membalas email berupa undangan meeting tersebut adalah mengucapkan terima kasih. Ini merupakan salah satu bukti bahwa kamu menghargai orang yang memberikan undangan tersebut. Cara tersebut tergolong sopan sehingga tidak menyakiti hati pemberi undangan. Kamu bisa menuliskannya dalam bahasa Inggris seperti beberapa contoh berikut.

Thank you for your invitation. I really appreciate that and it means a lot. (Terima kasih atas undangannya. Saya benar-benar menghargai itu, dan hal ini sangat berarti.)

Thank you for reaching me out. (Terima kasih telah menghubungiku.)

I am pleased to receive your invitation. (Aku senang mendapatkan undanganmu.)

Setelah memberikan ucapan terima kasih, ungkapkan penyesalan karena kamu tidak bisa menghadiri meeting yang hendak diadakan tersebut. Tak lupa, sampaikan pula alasan mengapa kamu tidak bisa menghadirinya. Hal ini termasuk salah satu bagian yang sangat penting saat hendak menolak undangan. Pasalnya, orang yang memberikan undangan juga perlu tahu alasan kamu tidak bisa hadir. Apalagi jika undangan meeting ini tergolong sangat penting. Berikut adalah beberapa contoh kalimat penyesalan sekaligus alasan tidak bisa hadir meeting dalam bahasa Inggris:

I am really sorry I can’t attend the meeting because of prior scheduling. (Aku minta maaf tidak bisa hadir pada pertemuan tersebut karena sudah ada jadwal lain terlebih dahulu.)

I really wish I could make it, but I’ll be unavailable at that time. (Aku benar-benar berharap bisa menghadirinya, tetapi aku tidak bisa hadir pada saat itu.)

I regret to inform you that I’ll not be able to attend the meeting due to another important meeting I need to attend. (Aku terpaksa harus memberitahukan bahwa aku tidak bisa hadir pada meeting tersebut karena ada meeting lain yang juga penting untuk kuhadiri.)

Jika undangan itu hanya melibatkan kamu dan tidak melibatkan banyak orang, kamu bisa menawarkan kepada orang tersebut untuk menggantinya di waktu lain. Hal ini khususnya jika kamu memang ingin menghadiri pertemuan tersebut. Akan tetapi, lebih baik untuk tidak melakukan penawaran ini jika meeting tersebut melibatkan banyak orang. Pasalnya, melakukan hal ini bisa jadi membuatmu nampak egois dan tidak peduli dengan kepentingan orang lain.

Berikut ini adalah beberapa contoh kalimat yang bisa kamu gunakan dalam bahasa Inggris:

I can’t make it on Thursday, but I’ll be available on Friday. (Aku tidak bisa hari Kamis, tetapi aku bisa di hari Jum’at.)

I’d love to work with you and I am actually available on December 13th until December 16th. Please let me know if we could rearrange it on those dates. (Aku ingin bekerja denganmu dan aku ada jadwal kosong dari tanggal 13-16 Desember. Beritahu aku jika kita bisa mengubah pertemuannya pada tanggal-tanggal tersebut.)

Nah, selama kamu mengikuti panduan menolak undangan meeting via email dalam bahasa Inggris seperti petunjuk di atas, kamu bisa dipastikan sudah melakukannya dengan benar. Selamat mencoba!