Cara Menyampaikan Keluhan Kepada Vendor dengan Bahasa Inggris yang Sopan

Dalam situasi sehari-hari, baik di lingkungan kerja, sekolah, maupun keluarga, pasti ada situasi ketika kita harus menyampaikan keluhan mengenai suatu hal. Menyampaikan keluhan secara informal kepada anggota keluarga mungkin bisa dilakukan dengan lebih mudah. Tapi menyampaikan keluhan di lingkungan kerja atau di situasi formal lain tentu harus dilakukan dengan profesional dan hati-hati demi menjaga hubungan kerja. Lalu bagaimana bila kita harus menyampaikan keluhan kepada vendor atau klien yang hanya bisa berbahasa Inggris? Pelajari cara menyampaikan keluhan dalam Bahasa Inggris di sini.

Saat menyampaikan keluhan, buka pembicaraan dengan kalimat pembuka yang sopan, misalnya:

-          “Excuse me, can you help me with this issue that I’m having?”

-          “I’m sorry to bother you.”

Kalimat pembuka yang sopan akan membantu menjaga suasana tetap tenang. Sebaliknya, kalimat pembuka yang kasar bisa menyinggung perasaan lawan bicara, sehingga solusi yang diharapkan didapat dari penyampaian keluhan akan sulit didapat.

Jelaskan masalah yang kamu alami dengan rinci, sehingga lawan bicara bisa memahami permasalahan dan membantu kamu mencari solusi. Contoh:

-          “I think there has been a mistake. We ordered long-stem roses for the event today.”

-          “I’m afraid there has been a misunderstanding. I requested for the meeting to be held at our office instead of yours.”

Siapkan dokumen terkait untuk membantu kamu menjelaskan permasalahan yang kamu hadapi, misalnya kontrak, tanda terima, perintah kerja, dll. Contoh:

-          “This is the invoice you sent me. As you can see, the fee that I received is not in accordance with the fee that is stated in this invoice.”

-          “The job description in your contract here already explained in detail about the amount of work that I need from you.”

Kesalahpahaman memang tidak menyenangkan, sehingga memang sangat mudah untuk merasa kesal saat menyampaikan keluhan. Tapi kamu perlu ingat, bisa saja kesalahpahaman yang terjadi bukan tanggung jawab lawan bicara kamu. Jadi usahakan agar keluhan yang kamu sampaikan tidak terdengar seperti menyalahkan lawan bicara kamu.

Contoh:

-          “I understand that this issue is not your fault, but we really need to get our order tomorrow.”

-          “I understand that this is an unexpected incident, but can you suggest anything to help us about this issue?”

Saat menyampaikan keluhan, tentu kamu menginginkan solusi atau penjelasan. Jadi, beri kesempatan bagi lawan bicara untuk memberikan respon. Contoh:

-          “Is there anything you can do to help me with this issue?”

-          “Do you have any suggestion in terms of the steps I need to do to take care of this matter?”

Komunikasi akan berjalan lancar dalam situasi yang profesional. Karena itu, saat menyampaikan keluhan, usahakan untuk menjaga agar situasi tetap tenang, sehingga kedua belah pihak bisa saling menyampaikan permasalahan dan mencari solusi terbaik. Tentu saja, kalimat yang sopan dan sikap yang tidak emosional jadi sangat penting. Percaya deh, menyampaikan keluhan sambil marah-marah dan dengan kata-kata yang kasar tidak akan mendorong lawan bicara kamu untuk membantu kamu. Sebaliknya, lawan bicara kamu mungkin justru jadi tidak bersemangat mencari solusi terbaik untuk kamu.

EFellas, cek artikel yang lain yuk untuk tingkatkan hubungan dengan klien dalam dunia pekerjaan, kamu bisa langsung baca di sini ya.