6 Contoh Kalimat bahasa Inggris untuk Customer Service

Kamu pasti pernah mengalami kondisi di mana kamu harus bersinggungan secara langsung dengan seorang customer service. Ini adalah sebuah profesi yang biasanya menjadi garda terdepan untuk perusahaan menghadapi pelanggan. Pasalnya, customer service harus siap melayani berbagai kebutuhan para pelanggan tersebut. Mulai dari menghadapi keluhan, permintaan, pertanyaan dari para pelanggan. Tak heran, para customer service harus bisa menggunakan bahasa yang baik dan sopan saat sedang berhadapan dengan pelanggan di situasi apapun. Nah, berikut ini adalah beberapa contoh kalimat yang paling umum digunakan para customer service dalam bahasa Inggris yang bisa kamu ikuti.

Salah satu tugas utama dari seorang customer service adalah menyapa pelanggan. Hal ini berlaku saat sang customer service bertemu langsung dengan pelanggan, maupun hanya berkomunikasi melalui sambungan telepon saja.

Tidak hanya sekadar mengatakan, “Hi”, seorang customer service harus bisa melakukan sapaan dengan baik dan formal, kemudian memperkenalkan diri terlebih dahulu kepada pelanggan. Berikut adalah contoh kalimat yang umumnya digunakan para customer service saat menyapa pelanggan:

●        Good morning. Thank you for calling Wallet Goods. You are speaking to Melissa. How may I assist you? (Selamat pagi. Terima kasih telah menghubungi Wallet Goods. Saat ini, Anda sedang berbicara dengan Melissa. Apa ada yang bisa saya bantu?”

●        Good evening. Thank you for calling Wallet Goods. I am Melissa. I am here to provide you with the best service. How may I help you? (Selamat malam. Terima kasih telah menghubungi Wallet Goods. Saya Melissa. Saya di sini akan memberikan pelayanan terbaik untuk Anda. Ada yang bisa saya bantu?)

Salah satu hal yang membuat pemicu menghubungi customer service adalah saat mereka tidak bisa menyelesaikan masalah yang dihadapinya sendiri berkaitan dengan produk dari perusahaan. Oleh sebab itu, ia lalu meminta bantuan kepada customer service. Selain itu, para pelanggan biasanya melakukan protes akan suatu hal tidak nyaman yang dialami dengan produk dari perusahaan tempatmu bekerja.

Pada saat itu, pelanggan kemungkinan besar sedang merasakan salah satu perasaan ini: khawatir, kesal, panik, takut, atau marah. Maka dari itu, penting untuk kamu, sebagai seorang customer service, untuk menunjukkan rasa simpati atas apa yang sedang menimpanya.

Berikut ini adalah beberapa contoh kalimat yang bisa customer service sampaikan dalam percakapan dengan pelanggan:

●        I’m sorry for what happened. (Saya minta maaf atas apa yang telah terjadi.)

●        I understand your frustration. (Saya memahami kekhawatiran Anda.)

●        I am sorry that you are having this problem. (Saya turut berduka atas masalah yang Anda alami.)

●        I’m right here with you, Ma’am. (Saya siap membantu Anda, Bu.)

Setelah menunjukkan rasa simpati dan meminta maaf kepada pelanggan atas apa yang terjadi, kini saatnya kamu membantunya menyelesaikan masalah yang dihadapinya. Saat ia menunggu, pastikan bahwa pelanggan sedang dalam keadaan tenang dan yakin bahwa kamu bisa memberikan bantuan yang dibutuhkannya.

Oleh sebab itu, kamu juga harus bisa menenangkan pelanggan. Katakan hal-hal yang membuatnya tenang karena kamu memang siap untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. Berikut adalah beberapa contoh kalimat yang bisa kamu sampaikan agar pelanggan lebih tenang:

●     I am doing everything I can to help you, Sir. (Saya akan melakukan semua hal yang saya bisa untuk membantu Anda.)

●     I can help you with this. (Saya bisa membantu Anda menyelesaikan masalah ini.)

●     I will make sure that this problem gets resolved quickly. (Saya akan memastikan masalah ini bisa diselesaikan secepatnya.)

Terkadang, masalah yang sedang terjadi pada pelanggan hanya bisa diselesaikannya sendiri. Nah, pada saat itu, tugasmu sebagai customer service adalah mendampingi atau membimbing agar pelanggan tahu langkah-langkah yang harus dilakukan jika ingin masalah tersebut selesai.

Oleh sebab itu, ada masa di mana kamu harus memberikan instruksi kepada pelanggan. Akan tetapi, kamu tetap harus memperhatikan kalimat yang digunakan saat melakukannya. Hindari menggunakan kalimat yang terlalu kasual atau membuat pelanggan merasa seperti diberi perintah.

Berikut ini adalah beberapa cara yang bisa kamu gunakan jika harus memberikan instruksi kepada pelanggan:

●        I can recommend that you… (Saya bisa merekomendasikan agar Ibu/Bapak…)

●        A way to resolve this problem would be to… (Salah satu cara menyelesaikan masalah ini adalah dengan…)

●        Here is what you can do to… (Ini adalah beberapa hal yang bisa Anda lakukan…)

Ada kalanya, kesalahan yang terjadi memang ada pada pihak perusahaan. Pada saat itu, sebagai customer service, kamu harus bisa dengan bijak menyatakan kekeliruan yang terjadi. Ini tandanya, kamu sebagai perwakilan dari perusahaan menyatakan bahwa pihak perusahaan akan bertanggung jawab akan masalah yang dihadapi oleh pelanggan tersebut.

Berikut adalah beberapa cara yang bisa kamu gunakan untuk mengutarakan hal tersebut:

●        It looks like the problem is on our end. (Sepertinya kesalahan disebabkan oleh pihak kami.)

●        It seems like we might have made a mistake. (Sepertinya pihak kami telah melakukan kesalahan.)

●        I am afraid there has been an oversight on our part. (Saya khawatir ada kelalaian yang dilakukan oleh pihak kami.)

Meski pelanggan menghubungi kamu sebagai customer service, terkadang ada masalah-masalah yang sebenarnya tidak berhubungan dengan perusahaan tempat kamu bekerja. Pada saat menghadapi situasi tersebut, kamu harus berani untuk menunjukkan bahwa kondisi yang dialami pelanggan saat itu tidak ada kaitannya dengan perusahaan. Alhasil, kamu tidak bisa memberikan bantuan.

Akan tetapi, pastikan kamu tetap menyampaikannya kepada pelanggan dengan baik dan sopan, ya. Hal ini disebabkan bisa jadi pelanggan tidak tahu bahwa masalah yang dialaminya tak berkaitan dengan produk perusahaan.

Berikut ini adalah beberapa cara yang bisa kamu sampaikan kepada pelanggan jika menghadapi situasi tersebut:

●     I would really like to help, but there is nothing much I can do. (Saya ingin sekali membantu, tetapi tidak banyak hal yang bisa saya lakukan.)

●     I wish I could help you, but this is out of our control. (Saya berharap bisa membantu Anda, tetapi ini diluar kendali kami.)

●     I am afraid this is against our company policy. (Saya khawatir ini bertentangan dengan kebijakan dari perusahaan kami.)

Nah, kini kamu sudah siap kan menjadi customer service profesional?