6 Do’s dan Don’ts Etika Mengirim Email, Kamu Harus Tahu!

Dalam dunia kerja profesional, mengirim email tentu sudah menjadi salah satu bagian dari keseharianmu. Ini artinya, saling mengirim email dengan rekan bisnis, kolega, hingga atasan bukan aktivitas yang asing bagimu. Meski begitu, apakah kamu sudah paham mengenai email ettiquette atau etika mengirim email? Nah, berikut ini adalah do’s and don’ts dalam mengirim email secara profesional yang perlu kamu pahami dengan baik:

Saat ada email yang masuk ke dalam inbox, salah satu yang akan menjadi perhatian untuk pertama kali adalah subjek dari email itu sendiri. Itu sebabnya, subjek email adalah hal yang penting, khususnya saat mengirim email secara profesional. Apalagi, dalam dunia kerja, seseorang yang menerima email tentu harus bisa menentukan prioritas, termasuk saat membuka dan membaca email. Itu sebabnya, saat mengirim email dengan subjek yang jelas, penerima email bisa menentukan prioritasnya, apakah email yang kamu kirim bersifat penting dan harus segera dibaca, atau justru bisa menunggu untuk dibaca saat ada waktu luang. Meski demikian, email yang dilengkapi dengan subjek memiliki kemungkinan lebih besar untuk dibaca dibandingkan dengan email yang tidak memiliki subjek.

Dalam konteks profesional, etika yang perlu kamu perhatikan saat mengirim email selanjutnya adalah menggunakan bahasa yang baik dan benar. Dalam hal ini, akan lebih baik jika kamu menggunakan bahasa formal. Bahasa formal termasuk dengan kata sapaan yang kamu gunakan dalam email tersebut.

Saat kamu menerapkan email ettiquette yang satu ini, kamu sebaiknya tidak menggunakan kalimat sapaan yang terasa kurang sopan, seperti, “Yo”, “Hey”, atau sapaan kurang sopan lainnya. Lebih baik, gunakan kata seperti “Dear” diikuti dengan nama penerimanya. Contoh, “Dear Rendra,” atau “Dear Diandra”. Bahkan sekalipun kamu sudah merasa akrab dengan calon penerima email, tentu akan lebih baik jika kamu tetap menggunakan bahasa yang sopan mengingat kamu mengirim email dalam lingkup profesional.

Meski hal ini terasa sepele, memeriksa kembali email sebelum dikirim termasuk salah satu do’s yang harus kamu perhatikan, khususnya dalam mengirim email profesional. Kamu tentu tidak ingin kan mengetikkan atau menyampaikan hal yang tidak seharusnya dalam sebuah email resmi atau bersifat penting? Oleh sebab itu, ini merupakan etika email yang tidak boleh kamu sepelekan begitu saja.

Apalagi, cara menulis email terkadang menjadi salah satu penilaian yang akan diberikan penerima email terhadapmu. Demi menghindari penilaian yang kurang baik, pastikan untuk memeriksa email dengan cermat sebelum mengirimnya. Hindari salah ketik atau typo, pemilihan kata yang kurang tepat, dan berbagai kesalahan lainnya.

Saat mengirimkan email dalam konteks profesional, hindari menggunakan guyonan atau humor yang tidak pada tempatnya. Apalagi jika ini adalah kali pertama kamu mengirimkan email kepada penerima. Pasalnya, hal ini terlalu berisiko dan belum tentu semua orang bisa memahami apa arti humor yang kamu sampaikan.

Humor yang disampaikan dalam bentuk tulisan juga sering kali disalahartikan oleh penerima. Ya, bisa saja penerima salah paham, tersinggung, atau tidak mengerti bahwa maksud dari hal yang kamu sampaikan hanyalah sekadar sebuah bercandaan. Oleh sebab itu, jika tidak ingin mengambil risiko, lebih baik hindari melakukan hal tersebut.

Jangan sampai lupa untuk membubuhkan signature pada bagian akhir email sebagai bentuk dari etika mengirim email. Pasalnya, penerima email perlu mengetahui siapa yang mengirim email dan bagaimana untuk menghubungimu selain dari email tersebut. Oleh sebab itu, pastikan untuk selalu menambahkan signature pada bagian akhir dari email yang hendak kamu kirim.

Jika kamu masih belum membuat template signature untuk setiap email yang kamu kirim, kamu bisa membuatnya terlebih dahulu. Hal ini akan semakin memudahkan kamu saat hendak menambahkan signature pada bagian akhir email agar kamu tidak perlu mengetik berulang kali setiap mengirim email kepada orang lain.

Sama halnya dengan mengirim pesan melalui ponsel, membuat CV untuk melamar pekerjaan, kamu juga tidak disarankan menggunakan terlalu banyak emotikon saat sedang mengirim email dalam konteks profesional. Pasalnya, emotikon justru menunjukkan bahwa kamu kurang profesional dan ‘kurang tahu tempat’. Oleh sebab itu, sebaiknya hindari menggunakan terlalu banyak emotikon dalam badan email yang hendak kamu kirim.

Meski kamu merasa cukup aman menggunakan emotikon karena sudah cukup akrab dengan calon penerima email, tetap hindari menggunakannya dalam jumlah banyak. Cukup gunakan satu atau dua saja jika kamu merasa cocok menggunakan emotikon di dalam email. Namun, jika bisa menghindari, sebaiknya tidak menggunakannya sama sekali.

Nah, dari beberapa penjelasan di atas, kamu sudah tahu kan apa saja etika mengirim email, termasuk do’s and don’ts yang perlu kamu perhatikan? Selamat mencoba!