Kenali Perbedaan Petty Cash dan Cash Advance untuk Kelola Keuangan

Dalam pengelolaan keuangan perusahaan, pemahaman mengenai berbagai metode pembayaran dan pengeluaran sangat penting untuk memastikan keuangan perusahaan tetap sehat dan terkelola dengan baik. Dua metode yang sering digunakan adalah petty cash dan cash advance. Artikel ini akan menjelaskan perbedaan antara petty cash dan cash advance, serta memberikan contoh penggunaannya dalam konteks kegiatan kreatif perusahaan.

Petty cash adalah sejumlah uang tunai yang disediakan oleh perusahaan untuk menangani pengeluaran kecil yang tidak memerlukan proses administrasi yang rumit. Biasanya, petty cash digunakan untuk pengeluaran harian yang bersifat rutin dan tidak signifikan, seperti pembelian alat tulis, biaya parkir, atau biaya makan dalam perjalanan dinas.

Petty cash seringkali dikelola oleh seorang kasir atau petugas petty cash yang bertanggung jawab untuk menyimpan uang tersebut dan mencatat setiap transaksi. Pengeluaran dari petty cash harus disertai dengan bukti transaksi yang jelas, seperti struk atau kuitansi, yang kemudian akan dipertanggungjawabkan dalam laporan keuangan.

Cash advance, di sisi lain, adalah sejumlah uang yang diberikan kepada karyawan atau manajer untuk membiayai pengeluaran tertentu yang mungkin memerlukan jumlah yang lebih besar daripada yang biasanya ditangani oleh petty cash. Cash advance sering kali diberikan untuk keperluan perjalanan dinas, acara perusahaan, atau proyek khusus yang memerlukan pengeluaran yang signifikan.

Setelah cash advance diberikan, penerima harus menyusun laporan pengeluaran yang disertai dengan bukti-bukti transaksi yang sesuai. Perbedaan utama antara cash advance dan petty cash adalah bahwa cash advance biasanya melibatkan jumlah uang yang lebih besar dan sering kali memerlukan persetujuan manajerial sebelum diberikan.

Pembelian Alat Tulis

Perusahaan seringkali menggunakan petty cash untuk membeli alat tulis dan perlengkapan kantor sehari-hari. Misalnya, jika seorang karyawan membutuhkan beberapa pulpen, buku catatan, atau map untuk keperluan rapat, mereka dapat menggunakan petty cash untuk transaksi ini tanpa perlu membuat permintaan pengeluaran resmi.

Biaya Parkir dan Makanan

Dalam hal perjalanan dinas singkat, petty cash dapat digunakan untuk membayar biaya parkir atau makan siang. Ini memungkinkan karyawan untuk menangani pengeluaran kecil selama mereka berada di luar kantor tanpa harus menunggu pengembalian dana yang lebih rumit.

Biaya Kecil Lainnya

Petty cash juga dapat digunakan untuk pengeluaran kecil seperti membayar biaya administrasi atau biaya pengiriman dokumen. Dengan cara ini, perusahaan dapat memastikan bahwa biaya-biaya kecil ini ditangani secara efisien dan cepat.

Perjalanan Dinas

Ketika seorang karyawan ditugaskan untuk melakukan perjalanan dinas ke luar kota atau negara, perusahaan seringkali memberikan cash advance untuk menutupi biaya perjalanan seperti tiket pesawat, akomodasi, dan biaya makan. Karyawan kemudian harus mengumpulkan dan menyimpan bukti pengeluaran untuk melaporkan penggunaan cash advance.

Acara Perusahaan

Untuk acara perusahaan yang melibatkan pengeluaran signifikan seperti konferensi, seminar, atau perayaan perusahaan, cash advance dapat diberikan kepada panitia acara untuk menutupi biaya sewa tempat, katering, dan perlengkapan acara. Setelah acara selesai, panitia harus menyusun laporan pengeluaran dan mengembalikan sisa uang yang tidak digunakan.

Proyek Khusus

Dalam kasus proyek khusus yang memerlukan pembelian material atau peralatan dalam jumlah besar, cash advance dapat digunakan untuk membiayai pengeluaran tersebut. Manajer proyek akan menerima sejumlah uang untuk memastikan bahwa proyek dapat dilaksanakan sesuai rencana, dan kemudian melaporkan pengeluaran yang telah dilakukan.

Kegiatan kreatif perusahaan, seperti peluncuran produk, kampanye pemasaran, atau acara perusahaan, seringkali memerlukan pengelolaan keuangan yang baik. Menggunakan petty cash dan cash advance secara efektif dapat membantu memastikan bahwa semua aspek dari kegiatan ini dapat berjalan lancar tanpa mengalami hambatan keuangan. Petty cash bisa menangani pengeluaran kecil sehari-hari yang terkait dengan kegiatan tersebut, sementara cash advance bisa menutupi biaya yang lebih besar dan terencana dengan baik.

Dengan memahami perbedaan antara petty cash dan cash advance, serta bagaimana mengelolanya dengan bijaksana, perusahaan dapat memastikan bahwa keuangan mereka tetap teratur dan efisien. Dukungan dari seorang aktuaris juga dapat meningkatkan kemampuan perusahaan dalam merencanakan dan mengelola keuangan secara keseluruhan, termasuk dalam menangani berbagai kegiatan kreatif yang mendukung pertumbuhan dan kesuksesan perusahaan.