Menulis E-mail dalam Bahasa Inggris? Jangan Khawatir! Begini Tips dan Triknya

Menerima surel atau e-mail sudah menjadi bagian dari kegiatan sehari-hari yang kamu lakukan sebagai pegawai kantoran. Tidak hanyaitu, kamu juga akan menerima banyak e-mail balasan. Dalam dunia kerja,biasanya informasi yang diberikan melalui e-mail adalah informasi penting danmengirim surel adalah salah satu cara paling efisien untuk menyampaikaninformasi tersebut. Tetapi, melihat berbagai perubahan di dunia bisnis, kinimengirim e-mail kepada sesama pegawai yang berasal dari Indonesia pun ditulismenggunakan bahasa Inggris. Tapi, tahukah kamu bagaimana menulis suratelektronik dalam bahasa Inggris yang tepat?

Terkadang saat menulis e-mail, kamu terlalu asyik menjelaskan informasiyang hendak kamu sampaikan. Hal ini berujung pada isi e-mail yang terlalupanjang atau justru memuat informasi yang tidak terlalu dibutuhkan.

Oleh karena itu, saat kamu mengirim email dalam bahasa Inggris,pastikan kamu membacanya ulang 1-2 kali sebelum benar-benar mengirimkannya.Selain memeriksa isi dari badan e-mail, kamu juga bisa memeriksa ulang tatabahasa atau grammar yang kamu gunakan.

Meski kamu sudah mahir dalam berbahasa Inggris, terkadang kesalahan dalam penulisan adalah yang hal tidak bisa kamu hindari. Jika kamutidak memeriksa ulang dan terlanjur mengirimkannya, jika terdapat kesalahanpenulisan, kamu bisa jadi dianggap kurang teliti dan tidak profesional dalammenulis e-mail.

Tanda baca juga termasuk bagian penulisan surat yang tidaksebaiknya kamu abaikan. Tanda baca termasuk penggunaan tanda titik, tanda koma,tanda tanya, hingga penggunaan huruf besar di awal maupun di tengahkalimat.

Mengingat di dalam bahasa Inggris dan bahasa Indonesia adabeberapa tanda baca yang cara penggunaannya berbeda, kamu harus peka dengan halseperti ini. Oleh karena itu mempelajari bahasa Inggris untuk profesionalmenjadi hal yang penting agar kamu tidak menggunakan tanda baca yangsalah.

Penulisan kalimat dalam bahasa Inggris lebih baik ditulismenggunakan kalimat yang singkat, namun padat dan jelas. Hal ini mungkinsedikit sulit bagi kamu yang suka menulis kalimat panjang dan kompleks. Namun,sering kali penulisan seperti itu justru membingungkan pembaca.

Jadi, jika kamu hendak menulis e-mail dalam bahasa Inggris, janganmemaksakan diri untuk menulis kalimat yang terlalu panjang. Justru, menulis kalimat pendek memudahkan pembaca untuk memahami informasi di dalam kalimattersebut.

Jika kamu sendiri tidak yakin dengan e-mail bahasa Inggris yangkamu tulis, jangan khawatir. Kamu bisa menggunakan fitur spell checkeruntuk memeriksa apakah semua penulisanmu dalam bahasa Inggris sudah ditulisdengan benar.

Atau jika kamu memiliki seorang kenalan yang merupakan seorang native, kamu bisa memintainya tolong untuk memeriksa apakah yang kamutulis sudah benar.

Tidak semua orang membutuhkan informasi yang kamu miliki, atauinformasi yang diberikan orang lain kepadamu. Jika kamu mendapatkan e-mail yangsekiranya dibutuhkan oleh orang lain, ada baiknya jika kamu baca ulang e-mailyang diberikan kepadamu sebelum memutuskan untuk meneruskan surel tersebut.

Pasalnya, mungkin ada sebagian informasi yang sifatnya pribadi,rahasia, atau emang tidak dibutuhkan oleh calon penerima e-mail. Dengan menuliskanulang informasi di e-mail baru, hal tersebut justru lebih membantu penerimanyauntuk membaca e-mail lebih efektif.

Begitu juga dengan fitur ‘reply to all’ yang terkadangtidak perlu digunakan. isalnya, jika atasanmu mengirimkan e-mail kepada seluruhanggota divisi, lalu kamu ingin menanyakan sesuatu yang sifatnya cukup pribadi,sebaiknya gunakan fitur ‘reply’ langsung kepada atasanmu. Sehingga, kamutidak perlu membuat orang lain terganggu dengan notifikasi yang sebenarnyatidak ditujukan kepada mereka.